Organizando uma SIPAT - Parte III

Chegamos à reta final da organização da SIPAT. (Clique nos links para ler a Parte I e Parte II). Falta apenas uma semana, e tudo parece estar de acordo. Será? É melhor não dar sopa ao azar. Vamos elaborar (a) uma lista de tudo que será necessário nos dias de realização da SIPAT (b) um cronograma de dias e horários com os respectivos eventos.
Lista de serviços para o dia-a-dia da SIPAT
- Preparar o auditório (local) da realização da SIPAT;
- Verificar bebedouros (Tem? É suficiente? Precisa de copos?)
- Verificar sanitários (materiais de higiene e limpeza);
- Limpeza do recinto;
- Comes e bebes (se houver);
- Água para palestrantes;
- Reservar lugar no auditório para alguma autoridade;
- Conferir equipamentos de áudio e vídeo (em duplicata);
- Conferir lista de premiações e respectivos prêmios;
- Verificar os brindes que serão sorteados no dia;
- Máquina fotográfica para registrar o evento;
- Pilha (ou bateria) reserva para a máquina;

Esses são alguns itens a serem verificados, eventualmente podem existir outros dependendo, por exemplo, do local da realização da SIPAT. Se for um local com muitas janelas é aconselhável escurecê-las para facilitar o uso dos recursos visuais.

Como elaborar um cronograma diário.

Esse cronograma será detalhado em hora/acontecimento, ou seja, toda a programação da SIPAT será contemplada no cronograma. Desde a abertura, palavra do presidente da CIPA, palavra da Diretoria (lembre-se que é muito importante que alguém do alto escalão faça esse discurso na abertura e no encerramento), palestras, sorteios, premiações, apresentação de paródias, apresentação de teatro, tempo de preparo de equipamentos de palco; enfim, tudo que fizer parte da SIPAT tem que estar no cronograma.

Um cronograma bem feito previne qualquer tipo de falha que porventura possa acontecer. Por exemplo: você planejou 10 minutos para a palavra do diretor e ele acaba fazendo um discurso de meia hora. Isso obviamente empurra toda a programação vinte minutos para frente. Então qual é a solução? Quando não se tem certeza da duração do acontecimento, acrescente um tempo a mais. É mais fácil consumir um tempo vago com um plano “B”até a próxima atração, do que arranjar tempo que não foi planejado.

Acredito que com esse artigo, planejar uma SIPAT deixe de ser um bicho de sete cabeças para os marinheiros de primeira viagem. Normalmente durante os cursos para técnicos de segurança, a realização de uma SIPAT pelo grupo faz parte das atividades extras, porém nem sempre é possível todos acompanharem o processo de elaboração e execução da SIPAT em detalhes.

Tudo que foi visto nesse artigo é fruto de experiências na organização desse evento que coroa o trabalho de um ano de Gestão da CIPA. Não é a toa que as SIPAT’s são sempre realizadas no final da gestão. Portanto, para encerrar com chave de ouro faça a melhor SIPAT que você puder. Com certeza, com muita dedicação e planejamento será um evento que ficará marcado na empresa, e todo o esforço da equipe será recompensado no final com a certeza do dever cumprido.